Entscheidungs-Meetings

Effektiv entscheiden in Telefonkonferenzen

Entscheidungs-Meetings

Das Geheimnis effektiver Entscheidungen in Telefonkonferenzen liegt in deren Vorbereitung. Das Ziel muss es dabei sein, eine (wenn auch minimale) schriftliche Entscheidungsvorlage zu erzeugen. Diese wird vorher versandt, so dass in der Telefonkonferenz lediglich nur noch wenige Fragen beantwortet werden müssen, bevor dem Beschlussantrag zugestimmt oder dieser abgelehnt wird.

Format der Entscheidungs­vorlage

Format

Häufig entstehen Entscheidungsvorlagen in Form von Powerpoint-Folien. Dies ist insbesondere für Entscheidungen in Telefonkonferenzen ungünstig. Hier kommt es vor allem darauf an, unmissverständlich und klar zu formulieren. Inhaltliche Substanz und Präzision sind wichtiger als Stil. Daher sollten Entscheidungsvorlagen als strukturierter Text ausgearbeitet werden. So verfährt man auch bei Amazon. Powerpoint wurde dort aus Entscheidungsmeetings verbannt.

Struktur der Entscheidungsvorlage

STRUKTur

Wir empfehlen folgenden Aufbau für eine zielführende Entscheidungsvorlage – angelehnt an die “Schritte für gute Entscheidungen” von Wirtschaftswissenschaftler, Unternehmer und Autor Fredmund Malik:

  • Problembeschreibung & Handlungsbedarf
    “Von einem falsch verstandenen Problem kann man nie zu einer richtigen Lösung kommen”, so Malik. Daher ist es unverzichtbar, sehr konkret zu beschreiben, was das Problem ist und warum es gelöst werden muss, inklusive Hintergrundinformationen sowie einer kurzen Darstellung der bisherigen Entwicklungen.
  • Darstellung aller Lösungsalternativen
    Nach Malik ist auch der Status Quo eine der Alternativen. Für diesen, wie für alle anderen Lösungsalternativen, müssen die unterstützenden bzw. die dagegen sprechenden Gründe nebst den entsprechenden Fakten dargelegt werden.
  • Analyse der Risiken & deren Folgen
    Für jede Alternative sollten Risiken und Folgen der Entscheidung analysiert werden – auch wenn die Argumente nicht immer auf Fakten, sondern auf Annahmen fußen.
  • Empfehlung & Beschlussantrag
    Nachdem eine Empfehlung für eine der Lösungsalternativen ausgesprochen und begründet wurde, sollte der Beschlussantrag so formuliert werden, dass er durch ein einfaches “Ja” angenommen werden kann.

    Häufig ist es sinnvoll, der Entscheidungsvorlage noch einen Anhang mit “Frequently Asked Questions” beizulegen. Nimmt man Fragen der Entscheider vorweg, kann die Telefonkonferenz noch effektiver werden, indem nur neue Aspekte, nicht aber Standards hinterfragt werden.
Telefon­konferenz

Vorbereitung und Ablauf der Telefonkonferenz

Entscheider / Teilnehmer
An der Telefonkonferenz sollten nur die Entscheider selbst teilnehmen. Sind diese verhindert, entsenden sie einen bevollmächtigten Vertreter, der in ihrem Namen entscheidet. 

Entscheidungsvorlage
Mindestens 24h vor der Konferenz muss die Entscheidungsvorlage allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt worden sein. Die Inhalte werden in der Telefonkonferenz als jedem bekannt vorausgesetzt.

Länge der Telefonkonferenz
Die Länge der Telefonkonferenz bestimmt sich nach der Anzahl der Teilnehmer, dem Umfang des Problems und der Anzahl der vorgeschlagenen Lösungsalternativen. Sie sollte aber niemals eine Stunde überschreiten.

Frage-Antwort-Runde
In der Konferenz wird jedem Teilnehmer nacheinander die Gelegenheit gegeben, weitere Fragen zu stellen. Der Verfasser (u.U. mit Hilfe eines oder mehrerer Spezialisten) beantwortet diese auf Basis der in der Entscheidungsvorlage dargestellten Fakten. Sind weitere Fakten einzubringen, werden diese genannt und/oder nachgereicht.

Abschluss
Am Ende der Telefonkonferenz findet eine Abstimmung auf Basis des formulierten Beschlussantrags statt. Der Verfasser erarbeitet ein kurzes Ergebnisprotokoll und versendet dieses an die Teilnehmer.

SUPPORT

Wie wir unterstützen

Sie wünschen sich Unterstützung bei der Vorbereitung Ihrer Entscheidungsvorlage und bei Telefonkonferenzen? Wir helfen gerne.

Kontakt

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Heike Kraft

Nils-Christoph Ebsen

nils.ebsen@etventure.com