Weil das öffentliche Leben durch die Coronavirus-Pandemie stark eingeschränkt ist, schicken Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice und schalten sie mit Videokonferenzen und virtuellen Meetings zusammen. Wie gelingt die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit an Projekten? Ein Beispiel von unserem wavespace-Team mit einem deutschen Pharmakonzern.

Bis zum Ausbruch der Corona-Krise und den damit verhängten Kontaktsperren, war das wavespace-Team überzeugt, die Kunden müssen sehen und spüren, was etventure gemeinsam mit der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft EY (Ernst & Young) in Berlin Kreuzberg aufgebaut haben:  das Innovationszentrum wavespace. Hier wird ein geschütztes Arbeitsumfeld mit einem einzigartigen Ökosystem vor Ort verbunden. Startups arbeiten mit Unternehmen an Innovationsprojekten, sogar Wettbewerber, beispielsweise aus der Versicherungsbranche gemeinsam an der Zukunft Ihrer Branche. Es gibt ein Data Lab, ein Prototyping Lab, Eventflächen - alles um das Motto “Co-Creating the Future” mit Leben zu erfüllen. Ein einzigartiges Umfeld also, um die drängendsten unternehmerischen Herausforderungen kreativ anzugehen, neue Chancen zu nutzen, schneller Ergebnisse zu erzielen und Teams auf eine Strategie einzuschwören - um gemeinsam bessere Lösungen zu finden.

Seit Mitte März steht aber auch unser wavespace Team vor der Herausforderung alles nur noch virtuell durchführen zu können. Wie schafft man es, auch remote eine individuelle und außergewöhnliche Customer Experience zu gestalten? Eines der ersten Projekte war ein Workshop mit 14 Führungskräften eines großen deutschen Pharmaunternehmens. Das Ziel: Gemeinsam mit dem wavespace Team, dem EY Projektteam sowie EY Parthenon sollte ein Nachhaltigkeitsprojekt mit höchster Priorität ausgearbeitet und der Grundstein für Strategie und Umsetzung gelegt werden.  Geplant als physischer Workshop, musste nun alles virtuell stattfinden. Challenge accepted.  

“Wird der Kunde das Meeting verschieben oder absagen?”

Viele Unternehmen müssen sich derzeit durch Mails arbeiten und dabei entscheiden: Absagen, verschieben, oder…remote versuchen? Unser Team hat sich den neuen Gegebenheiten angenommen und innerhalb einer Woche die geplante wavespace Session virtuell organisiert. 

“Natürlich ist das enorm herausfordernd, für uns aber auch für den Kunden, der sich fragt: Macht das so überhaupt Sinn? Wir wollen die Qualitätsstandards unserer Workshops beibehalten und darüber hinaus sicherstellen, dass die Ergebnisse überzeugen”, so Oina Kerchner, Teil des wavespace-Teams in Berlin. “Da ist etwas Mut und Kreativität gefragt – das hat sich ausgezahlt.”. Und tatsächlich: In einem halbtägigen Workshop mit interaktiven Break-out-Sessions wurde ein Nachhaltigkeitskonzept entwickelt, das nun erfolgreich in die Unternehmensstrategie des Pharmakonzerns überführt wird. Für die Break-Outs wurde das Team der 14 Führungskräfte des Kunden in kleinere Gruppen aufgeteilt.

Zum Einsatz kamen Tools wie Skype und Mural, um beispielsweise agile Arbeitsmethoden remote anzuwenden, Brainstormings strukturiert durchzuführen und gemeinsam neue Ideen zu erarbeiten. In den Break-out Sessions haben die Teilnehmer Ideen in einem kurzen festgelegten Zeitrahmen selbstständig auf virtuellen Post-Its Notes erfasst und diskutiert. Im Anschluss hat jeweils ein Teilnehmer aus den zwei Gruppen die Kernideen der Gruppe vorgestellt. In der zweiten Session haben die Teilnehmer auf den Ideen der ersten Session aufgebaut und diese weiter ausgearbeitet. Zudem konnten die Teilnehmer auf einen Informationspool aus vorigen Workshops zugreifen. Gleichzeitig ist die Integration des gesamten Teams und die geführte Kommunikation ausschlaggebend für den Erfolg eines Workshops, der remote durchgeführt wird.

Zeigen Sie Ihre Stärke – auch remote

Aparajita Gupta, Expertin für wavespace Sessions, ergänzt: “Wir selbst waren zunächst unsicher, inwieweit sich unser Kunde auf den Workshop einlassen kann. Doch das Ergebnis spricht Bände. Unser Kunde war enorm begeistert von der Session.” Was also ist das Erfolgsrezept, damit Sie gute Workshops und Meetings im Unternehmen durchführen können?

  • Flexibilität: Sich in der aktuellen Zeit enorm schnell auf sich verändernde Umstände einzustellen, wird eine Herausforderung bleiben. Seien Sie dennoch mutig und zuversichtlich, auch wenn Ihnen neue Tools zu Beginn noch fremd erscheinen. 
  • Kreativität: Etwas remote durchzuführen verändert die Rahmenbedingungen. Werden Sie kreativ – beispielsweise in der Warm-Up Session und schöpfen Sie die digitalen Unterstützungsmöglichkeiten voll aus. 
  • Sichere Moderation und Durchführung: Fehlende physische Anwesenheit ist kein Problem, wenn Sie jemand souverän durch den Workshop oder das Meeting führt. Sorgen Sie vorab dafür, dass alle Rahmenbedinungen und Rollen geklärt sind und holen Sie sich Experten an Bord, wenn Sie die Kapazität nicht haben.  Zugegeben – anfangs waren auch wir besorgt, dass unser Kunde die Session absagt. Doch ganz im Gegenteil:  er war von dem Ergebnis begeistert: “Es war der beste virtuelle Workshop, an dem wir bisher teilgenommen haben”. Unser Team hat sich von Corona und der außergewöhnlichen Situation nicht entmutigen lassen und trotzdem eine einzigartige Customer Experience schaffen können. 

Für unsere Kunden bedeutet das, dass er auch weiterhin mit uns an geplanten Projekten arbeiten kann, keinerlei “Einbußen” durch virtuelle Sessions fürchten muss und auch in Krisenzeiten auf EY und etventure als verlässlichen Partner zählen kann. 

Im Video erhalten Sie weitere Eindrücke aus virtuellen wavespace Sessions. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt, um mehr zum Thema zu erfahren!