Mit der zunehmenden Distanz werden Remote-Teams immer virtueller. Dies stellt das Team vor neue Fragestellungen: Wie bleibt das Team effizient? Wie hält man sich gegenseitig auf dem Laufenden? Wie kommuniziert man miteinander – was ist zu viel, was ist zu wenig? Wie löst man Konflikte aus der Ferne?

Die Herausforderung erkennen und Sicherheit schaffen...

In erster Linie muss sich das Team bewusst sein, vor welcher Herausforderung es steht: Welche Aufgaben können ohne Probleme remote durchgeführt werden, welche müssen angepasst werden und welche Dinge müssen “on hold” gesetzt werden, weil sie remote gar nicht möglich sind. Jedes Team ist anders – wichtig ist die offene Kommunikation und gemeinsame Entscheidung dazu. Hier zwei Vorschläge für den Anfang: 

1. Orientierung & Sicherheit schaffen – Kick-off & OKRs

Weil sich die Mitarbeiter plötzlich alle in einem komplett neuen Remote-Kontext befinden, sollte das Team mit einem Kick-off beginnen. Hier ist wichtig zu erarbeiten, was die Bedenken und Befindlichkeiten des Teams sind – dies schafft emotionale Sicherheit im Team. Auf dieser Basis können dann Vision, Ziele und die Erwartungen für die Teamzusammenarbeit entwickelt werden. Dazu eignen sich beispielsweise Team OKRs (Objectives and Key Results), die es ermöglichen, eine Vision auf greifbare, messbare Ergebnisse herunterzubrechen. Jede/r Mitarbeiter/in weiß so, wie er/sie zur Vision beiträgt und hat dabei die Freiheit, den genauen Weg dahin selbst flexibel zu gestalten.

2. Transparente Kommunikation – sachlich vs. persönlich

Transparente Kommunikation ist in einer modernen Arbeitswelt schon immer essentiell gewesen. In einem Remote-Setting wird das Team dabei vor zusätzliche Herausforderungen gestellt. Hier ist es wichtig, mit dem Team einen guten Mix aus sachlichen, arbeitsbezogenen sowie persönlichen, inoffiziellen Kommunikationsformaten zu schaffen, damit man nicht dazu übergeht, nur noch auf sachlicher Ebene miteinander zu kommunizieren. Dazu können Remote Happy Hours oder Lunch Check-ins dienen. (siehe auch Social-Meetings)

Tipp:

Nehmen Sie sich die Zeit und sprechen Sie mit jedem Mitarbeiter persönlich. Jede Transformation bringt eine gewisse Unsicherheit der Mitarbeiter mit sich. Antworten Sie klar und sachlich auf die Fragen, erklären Sie warum und wozu die Anpassungen notwendig sind. Die Menschen stehen im Mittelpunkt der Veränderung.

Remote Set-up als Chance für mehr Flexibilität...

Aufbauend auf einer stabilen Grundlage von Orientierung, Sicherheit und Kommunikation können neue agile Arbeitsformate in das Team eingebracht werden. Remote zu sein schafft neue Themen wie Kontrollverlust, Koordination und Transparenz – diese können durch agile Formate gelöst werden. Stellen Sie sich zuerst die Frage: Wann und zu welchem Zweck soll sich das Team austauschen?

Tägliche Stand-ups

Aus der agilen Arbeit kennt man Daily Stand-ups, bei denen es um einen kurzen ca. 15-minütigen Check-in am Morgen geht. Ziel ist Transparenz bezüglich der Arbeit jedes Einzelnen. Diese können sich an drei Fragen orientieren:

  1. Woran habe ich gestern gearbeitet? 
  2. Woran arbeite ich heute? 
  3. Welche Hindernisse stehen mir dafür im Weg?

Zweiwöchentliche Team-Retro & Review

Ein weiteres Format aus der agilen Welt sind Sprint Reviews und Retros – diese passen sehr gut, um die Arbeit von Remote-Teams zu managen. Dabei geht es bei Reviews um das Besprechen und gegenseitige Updaten der Arbeitsinhalte: was wurde gemacht, was steht weiter an. Bei der Retro hingegen geht es um die Verbesserung der Zusammenarbeit – ein besonders wichtiger Aspekt bei Remote-Teams. Ein Ablauf, der sogenannte “Seestern”, kann sich an folgenden fünf Fragen orientieren: 

  1. Was müssen wir fortsetzen?
  2. Was müssen wir intensivieren?
  3. Was müssen wir zurückfahren?
  4. Womit müssen wir beginnen?
  5. Womit müssen wir aufhören?

Tipp:

Benennen Sie klare Rollen und Moderatoren für neue Formate, damit diese gut eingehalten und durchgeführt werden. Die genaue Agenda, Ablauf und Timeboxing sind wichtig. Für interaktive Session auch jemanden, der live Dinge mit visualisiert und zusammenfasst.

Unterstützung

Wie wir Sie unterstützen

Vertrauen & Sicherheit
Mitarbeiter sind während einer Transformation und insbesondere in der jetzigen Situation stark verunsichert. Unsere Coaches begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter in einzelnen Sessions oder One-on-Ones durch diesen Prozess. 

Aufbau von Remote-Strukturen
Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Remote-Teams stehen wir Ihnen als begleitende Coaches zur Verfügung, um das Team remote aufzusetzen und zum Laufen zu bringen. Dabei achten wir insbesondere auf die Team Performance und helfen die besten Strukturen zu schaffen, um die Ziele zu erreichen.