Seit mehr als einem Monat hält Covid-19 unsere Welt in einem Ausnahmezustand gefangen, was viele Unternehmen dazu veranlasst hat, ihre Arbeit in den Remote Modus umzustellen. Für viele Unternehmen ist diese Arbeitsweise allerdings Neuland und noch kein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Unsere Projektmanagerin Cathrin räumt in diesem Beitrag mit den größten Vorurteilen auf und gibt Ihnen Tipps & Tricks, mit denen Ihre Remote Arbeit zum Erfolg wird. 

1. “Ich hoffe, meine Zeit wird sinnvoll genutzt!” Sind Remote Sessions langweilig? 

Diese und ähnliche Sorgen habe ich oft zu hören bekommen, zuletzt vor einem 4,5-stündigen Kundenworkshop mit 17 Teilnehmern. Denn die Angst ist groß, während eines halbtägigen Remote Workshops nur Zeit zu verschwenden, zu keinem Ergebnis zu kommen.  Womöglich machen die Teilnehmer nebenher noch was anderes, weil ihnen nach der ersten halben Stunde die “Puste” ausgegangen ist. Ich bin mir sicher, dass dies auch bei Meetings oft der Fall ist, bei denen es hauptsächlich eine “Frontbeschallung” gibt und die Teilnehmer nicht aktiv eingebunden werden. Bei physischer Präsenz ist es oftmals auch in Ordnung solche Meetings und Workshops durchzuführen, aber remote funktioniert das kaum mehr, ohne die Zuhörer schon nach wenigen Minuten zu verlieren. Mit einigen Tipps und Tricks muss es dazu aber nicht kommen. Wie funktioniert es also doch remote längere Sessions zu halten, diese abwechslungsreich und spannend zu gestalten, um so die Zeit aller Teilnehmer sinnvoll einzusetzen? 

Ein wichtiger Punkt, der auch bei physischen Workshops berücksichtigt werden sollte, ist sich vorab des Meetings oder Workshops diese Frage zu stellen: Wer sollte eingeladen werden und wer kann tatsächlich etwas beitragen? Und welche Teilnehmer sind eher optional oder sogar überflüssig? Teilnehmer in ein Meeting oder einen Workshop einzubeziehen, die dort eigentlich keine aktive Rolle spielen, ist oftmals nicht zielführend. Manchmal sogar störend und kann auf beiden Seiten zur Zeitverschwendung führen. Das gilt natürlich nicht, wenn kritische Informationen geteilt werden, die first-hand gehört werden müssen. Bei Remote Meetings ist es noch wichtiger, sich auf wesentliche Teilnehmer zu beschränken, denn je mehr Leute in der Leitung hängen, desto chaotischer wird es alle Teilnehmer zu managen. Wählen Sie die Teilnehmer also bedacht aus! 

Als weiteres Schlüsselkriterium gilt, wenn möglich, alle Teilnehmer, aktiv mit in ein Meeting oder einen Workshop einzubinden. Dies bedeutet, die Session möglichst interaktiv zu gestalten, sodass die Teilnehmer immer wieder gefragt sind, ihre Meinungen, Ideen und Kommentare in der Runde mitzuteilen. Besonders bei Meetings, welche länger als eine Stunde andauern, sollte der interaktive Teil mindestens 50 Prozent der Zeit beanspruchen. Bestenfalls können zwischen Präsentationen auch immer wieder interaktive Teile eingebaut werden, um die Energie und Aufmerksamkeit der Teilnehmer hoch zu halten.

Für die Teilnehmer gilt natürlich, sich auf das Meeting zu konzentrieren und mögliche Ablenkungsquellen abzuschalten. Denn je fokussierter jede Person am Meeting teilnimmt, umso effizienter und schneller kann es meist auch durchgeführt werden und umso geringer ist die Gefahr, dass es langwierig und langweilig wird. 

2. “Ich weiß leider überhaupt nicht, wie man damit umgeht!” Mehr Sicherheit in der Tool-Landschaft

Eine weitere Sorge, die sich oftmals vor dem ersten Remote Workshop ausbreitet, ist die Frage: Welche Tools soll ich nutzen? Und werde ich damit zurechtkommen? Wobei die zweite Frage dann auch oft eine Angst der Teilnehmer ist.

“Ich weiß leider überhaupt nicht, wie man damit umgeht!” Mehr Sicherheit in der Tool-Landschaft

Es ist nicht immer einfach, sich in der mittlerweile existierenden Tool-Landschaft zurechtzufinden. Deswegen sollte man sich erst einmal Gedanken darüber machen, welche Ziele im Rahmen des Workshops oder Meetings erreicht werden sollen und welche Aktivitäten dafür notwendig sind. Im nächsten Schritt gilt es herauszufinden, wer und wie viele Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen werden. Basierend auf diesen Information kann eingeschränkt werden, welche Tools in Frage kommen. Danach müssen die individuell relevanten Fragen geklärt werden, wie beispielsweise: Welche Tools dürfen wir nutzen? Wie viel kostet das Tool? Wie einfach kann ich es beantragen? Kenne ich jemanden, der damit bereits Erfahrung hat und mir wertvolle Insights zum Tool geben kann? Vor allem die letzte Frage kann sehr hilfreich sein, da man sich häufig viel Zeit und Ärger erspart, wenn man aus den Erfahrungen der Experten, Kollegen oder eine Bekannten lernen kann.

Wenn die Tools dann feststehen, gilt ganz klar die Devise “einfach mal machen” und ausprobieren. Vieles ist tatsächlich intuitiv und alles weitere kann man sich beispielsweise in Einführungstrainings mit Experten sehr gut zeigen lassen. Und für die Teilnehmer gilt: Der Facilitator sollte gut in den Tools geschult sein und alles was man braucht zeigen können, sodass auch für die Teilnehmer keine Sorge bei der Handhabung des Tools besteht besteht.

Bei Fragen rund um Tools kommen Sie gerne auf uns zu. etventure unterstützt Sie nicht nur bei der geeigneten Toolsuche, sondern auch bei den Themen Schulung & Durchführung.

3. “Meine Verbindung ist schon wieder abgebrochen!” Die richtige Vorbereitung auf Technik-Pannen

Man kennt diese Sorge bereits aus alltäglichen Terminen im Büro: Der Beamer oder Laptop funktioniert bei einer Präsentation plötzlich nicht mehr, die Internetverbindung kann nicht mehr hergestellt werden und vieles mehr. Wenn sich alle Teilnehmer in einem Raum befinden, sind solche Technik-Ausfälle meist halb so schlimm, da die Diskussion trotzdem weitergeführt werden kann. Nicht aber in Zeiten des remote Arbeitens. Die Angst vor technischen Ausfällen wird dann vor allem bei wichtigen Terminen schon mal zu einer Zerreißprobe. Die Angst davor ist verständlich und auch nicht unberechtigt. In einigen meiner Workshops gab es mindestens einen Teilnehmer oder sogar Facilitator, bei dem die Technik nicht so funktionieren wollte wie gewünscht. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, bei remote Terminen gut vorbereitet zu sein und die Technik auch vorab einmal in einem “Dry run” zu testen.

“Meine Verbindung ist schon wieder abgebrochen!” Die richtige Vorbereitung auf Technik-Pannen

Bei einem länger andauernden Workshop ist es zum Beispiel sinnvoll, mindestens noch einen zusätzlichen Facilitator dabei zu haben. Dies vereinfacht einerseits nicht nur die Durchführung, andererseits wird so auch ein kompletter Ausfall der Verantwortlichen verhindert, wenn einer der Faciliators doch nicht antreten kann. Erst gestern habe ich an einem Webinar teilgenommen, bei welchem eine der beiden Speaker andauernd aus der Leitung flog oder die Verbindung so schlecht war, dass man oftmals nicht hören konnte, was die Person sagte. Doch bei zwei Verantwortlichen stellt so etwas kein Problem dar: In solchen Fällen kann die zweite Person übernehmen und so dennoch für eine reibungslose Durchführung sorgen. Wenn es jedoch nicht möglich ist, noch weitere Personen und Experten zur Unterstützung im Termin zu haben, lohnt es sich zum Beispiel zusätzlich ein Backup Audio Conferencing Tool zu verwenden, bestenfalls eines, bei dem auch die telefonische Einwahl möglich ist. Und zu guter letzt, ist Geduld ist wohl auch eines der Schlüsselwörter zum Thema Technik und remote Arbeiten. Besonders im Moment, wenn der Großteil der Tools aufgrund der plötzlich steigenden Nachfrage überlastet ist, muss man dieses Fünkchen Geduld und womöglich auch viel Gelassenheit mitbringen. Im Zweifel (und nach Möglichkeit) macht man sich dazwischen einen Kaffee. Nach einer kurzen Pause kann man sich dem Problem dann wieder mit etwas mehr Geduld und Gelassenheit widmen.

4. “Bitte sprechen Sie nicht alle durcheinander” Der richtige Kommunikationsfluss 

Ein Durcheinander oder lange Pausen vermeiden und einen guten Kommunikationsfluss sicherstellen – wie ist das möglich, wenn man sich nicht sieht? Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen guten Kommunikationsfluss sicherzustellen. Diese hängen jeweils von der Art des Termins ab. Während interaktiven Workshops oder Meetings, in welchen viel diskutiert wird, ist dies zu befürworten.

“Bitte sprechen Sie nicht alle durcheinander” Der richtige Kommunikationsfluss

Die Teilnehmer vorab darauf hinzuweisen sich während des Termins in einer möglichst ruhigen Umgebung zu befinden verschafft Abhilfe. So lässt es sich vermeiden, dass einige Teilnehmer ihr Mikrofon auf “stumm” schalten müssen. Um hingegen ein Durcheinander in Terminen mit vielen Teilnehmern zu vermeiden, sollte die Regel eingeführt werden, dass nur eine Person spricht und diese beim Reden auch nicht unterbrochen wird. Außerdem ist es jetzt umso wichtiger die Namen der Teilnehmer zu kennen und eine Liste mit den jeweiligen Namen vor sich zu haben. So kann man sich direkt mit Namen ansprechen und es kommt zu keiner Verwirrung welche Person als nächstes spricht. Zuletzt kann hier auch die Videofunktion eine Hilfe sein, um einen guten Kommunikationsfluss zu gewährleisten, da sich alle Personen sehen und somit wieder vermehrt auf Gestik und Mimik zurückgegriffen werden kann. Wenn es sich hingegen um Termine handelt, in welchen vorwiegend eine oder zwei Personen sprechen, lohnt es sich die “Stummschalten”-Funktion einzuführen, um unnötige Unterbrechungen zu vermeiden. Hier kann man dann stattdessen die Chat-Funktion nutzen, mit der sich Teilnehmer im Chat melden können, wenn Fragen auftauchen. 

Persönlicher Erfahrungsbericht Natürlich ist es nicht das Gleiche, einen Workshop oder ein Meeting remote statt physisch durchzuführen. Doch mit unseren Tipps und Tricks wird es bei Remote Work zu keiner Langeweile, langen Gesprächspausen oder technischen Pannen und Fehlern bei der Handhabung eines Tools kommen. Darüber hinaus stellt Remote Work Sie nicht nur vor neue Herausforderungen. Remote zusammenzuarbeiten bringt auch viele Vorteile mit sich: Plötzlich werden Workshops & Meetings nur noch für wirklich essenzielle Themen aufgesetzt und jeder erscheint pünktlich zu Meetings, da keiner irgendwo auf dem Gang aufgehalten wurde oder sich im letzten Meeting verquatscht und die Zeit vergessen hat.

Haben Sie konkrete Fragen oder Anmerkungen? Dann kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu. etventure unterstützt Sie gerne beim Thema remote Arbeiten.